Uczestniczę w wielu spotkaniach i dyskusjach biznesowych. Czasem dotyczą mnie bezpośrednio, czasami jestem tylko obserwatorem. Widziałam setki sytuacji, w których osoba przekonana do swoich racji, nie była w stanie przekonać do nich swojego audytorium.

Nie dam Ci jednej odpowiedzi. Czynników wpływających na takie sytuacje jest zbyt wiele. Ale pokażę Ci, jak wiedza o argumentacji biznesowej, psychologii percepcji i negocjacjach, może zwiększyć Twoje szanse na przekonanie do swojego pomysłu.

1. Nadmiar argumentów

Wielu ludziom wydaje się, że powinni użyć jak najwięcej argumentów. Ale tu kompletnie nie chodzi o ilość.

Wyrzucenie z siebie lub wrzucenie na slajd masy informacji i danych prowadzi do jednego efektu: przeciążenia poznawczego.

Twój odbiorca zaczyna się męczyć. Szumem informacyjnym. Nadmiarem danych. Koniecznością selekcji. A to prosta droga do zanegowania i odrzucenia całości.

Daniel Kahneman pokazywał w swoich badaniach, że przeciążony umysł wybiera najczęściej nie najlepszą opcję – tylko najprostszą.

Nie chodzi więc o ilość argumentów, ale o ich selekcję.

Przygotowując się do rozmowy – wypisz wszystkie informacje, które przyjdą Ci do głowy. A następnie dokładnie przemyśl, które z nich mają największe znaczenie. Selekcja najmocniejszych argumentów to jak usuwanie chwastów z ogródka. Kiedy pokażesz go innym – piękne kwiaty i atrakcyjne rośliny przyciągną uwagę. Nie będą musiały walczyć o nią z chwastami.

A skąd wiadomo które argumenty będą miały największe znaczenie?

2. Argumentowanie z perspektywy odbiorcy

Wielu mądrych ludzi, od których się uczyłam, podkreślało:

Nie ma znaczenia co Ty chcesz powiedzieć! Znaczenie ma to, co będzie ciekawe dla Twojej widowni.

I uwierz, to jedna z najmądrzejszych rad, jakie usłyszałam i jakie stosuję.

Możesz mieć rację. Możesz mówić bardzo mądre rzeczy. Ale jeśli nie myślisz o odbiorcy – nawet najlepsze argumenty mogą nie zadziałać.

Badał to Daniel Kahneman, pisała o tym Barbara Minto, Garr Raynolds i wielu innych.

Odbiorca filtruje Twój przekaz przez:

• to, co już wie
• to, czego chce
• to, co dla niego ważne
• swoje emocje

Argument nie jest silny sam w sobie. Jest silny dopiero wtedy, gdy ma znaczenie dla Twojego odbiorcy.

W biznesie ludzie rzadko kupują sam pomysł. Częściej kupują: poczucie bezpieczeństwa, ograniczenie ryzyka, realny zysk, szansę na osiągnięcie celu.

A zatem – które z Twoich argumentów będą miały szczególną wartość dla ludzi, do których mówisz?

3. Kolejność argumentów ma znaczenie

Jeśli wymieniasz argumenty z prędkością karabinu maszynowego, bez ładu i składu – te najcenniejsze po prostu zginą w tłumie. Umkną uwadze Twojego odbiorcy.

Psychologowie od lat badają tzw. efekt pierwszeństwa — pierwsze informacje tworzą filtr interpretacyjny dla wszystkiego, co usłyszymy później. Mówiąc inaczej – pierwsze 2 minuty mogą zdecydować o wszystkim.

Inne zjawisko psychologiczne to efekt świeżości. Ostatni komunikat powinien być mocnym domknięciem. To z nim ludzie wyjdą ze spotkania lub zaczną podejmować decyzje.

Metod na budowanie struktur argumentacji jest wiele, ale de facto wszystkie podkreślają:

• skup się na tym, czego potrzebuje odbiorca
• używaj narracji, żeby Twój przekaz był ciekawy
• utrzymuj logiczną strukturę, żeby ułatwić podążanie za Twoim tokiem myślenia
• zadbaj o podsumowanie, żeby utrwalić najważniejszą myśl

W biznesie często nie wygrywa najlepszy pomysł, tylko ten najlepiej opowiedziany.

Chcesz opowiadać dane tak, by zapadały w pamięć?

Sięgnij po powieść biznesową o Data Storytelling
i przekonaj się, jak prosto można opowiadać nawet bardzo skomplikowane dane.

Dowiedz się więcej

4. Emocje rządzą

I to na wszystkich polach.

Emocje nadawcy

Podstawowa zasada negocjacji – jeśli przestaniesz kontrolować swoje emocje, przegrasz.

Co to dokładnie oznacza? Że nie możesz skupiać się na ocenach innych ludzi. Czy ich komentarze, spojrzenia, reakcje są przychylne czy krytyczne. Zachowanie odbiorców to ważna informacja. Ale to właśnie ma być informacja. A nie bodziec emocjonalny dla Twoich negatywnych myśli.

Technika, którą ja stosuję, pochodzi z psychologii negocjacji. Skupiam się na celu. Co chcę osiągnąć? Z czym chcę zakończyć to spotkanie? Po co tu jestem? Wtedy łatwiej odzyskać kontrolę nad myślami. I skoncentrować się na działaniu.

Emocje odbiorcy

Inne znaczenie emocji w argumentacji związane jest z tym jaki wpływ będzie miał Twój przekaz. Jeśli ludzie nic nie odczuwają, słuchając Ciebie – to źle. Ale ważne jest jakie odczucia wzbudzisz.

Zadziałaj na wyobraźnię. W argumentacji, oprócz twardych danych, potrzebne jest użycie obrazów – metafor, punktów odniesienia, które sprawią, że ludzie do których mówisz nie tylko usłyszą, ale też poczują i zobaczą.

Antonio Damasio, wybitny profesor neurologii behawioralnej, odkrył, że ludzie pozbawieni możliwości odczuwania emocji (z powodu różnych uszkodzeń mózgu), mieli ogromny problem z podejmowaniem nawet prostych decyzji.

Emocje nie są błędem w oprogramowaniu. Emocje są częścią procesu decyzyjnego.

Pokaż dlaczego to ważne. Jaki to ma wpływ na sytuację Twojego odbiorcy? Jaki jego problem rozwiązuje? Albo w czym może mu pomóc? Jakie jego cele wspiera?

Jeśli odbiorca poczuje: „to jest ważne dla mnie” – masz go po swojej stronie.

Często o sukcesie nie decyduje lepszy pomysł. Decyduje sposób, w jaki ktoś potrafi pokazać jego znaczenie.

Następnym razem, gdy będziesz przygotowywać argumenty, prezentację albo ważną rozmowę – nie zadawaj sobie pytania: „Co jeszcze mogę powiedzieć?”

Zapytaj: „Co naprawdę ma znaczenie dla mojego odbiorcy?”

Bo skuteczna argumentacja nie polega na tym, żeby powiedzieć wszystko, co wiesz. Polega na tym, żeby druga strona była gotowa zrobić kolejny krok.

Nie walczysz o to, żeby mieć rację. Twoim zadaniem jest zaprojektować wpływ.